Wdrażanie metody CAF 2006

Wdrażanie metody CAF 2006
w Urzędzie Gminy w Orońsku

 

Czym jest metoda CAF 2006?

Wspólna Metoda Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest narzędziem kompleksowego zarządzania jakością przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej. Metoda CAF skupia się na przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Jest to model całościowego przeglądu funkcjonowania instytucji z uwzględnieniem analizy wyników jej działalności oraz potencjału organizacyjnego, oparte na założeniu, że osiągnięcie pożądanych rezultatów działań organizacji, obywateli/konsumentów, poszczególnych jednostek i całych społeczeństw zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię instytucji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania relacji partnerskich, zasoby i procesy.

Zgodnie z tą metodą, organizację poddaje się regularnie (średnio co 2 lata) jednoczesnemu oglądowi z różnych punktów widzenia, w ramach całościowego procesu analizy wyników jej działalności. Model CAF dostarcza łatwego w użyciu narzędzia, dzięki któremu europejskie podmioty sektora publicznego mogą sięgnąć po techniki zarządzania jakością w celu poprawy wyników działalności.

Model zawiera dziewięć kryteriów, które odnoszą się do podstawowych obszarów organizacji, podlegających każdorazowo analizie podczas przeprowadzania samooceny:

• kryteria POTENCJAŁU: Przywództwo, Strategia i planowanie, Pracownicy, Partnerstwo i zasoby, Procesy,
• kryteria WYNIKÓW: Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/ klientami, Wyniki działalności w relacjach z pracownikami, Społeczne wyniki działalności, Kluczowe wyniki działalności.

Co umożliwia metoda CAF?

• ocenę funkcjonowania instytucji opartą na faktach (dowodach), wykorzystującą zestaw kryteriów powszechnie stosowanych w jednostkach sektora publicznego w Europie,
• ustalenie, czy faktycznie uzyskano zakładany postęp,
• uzyskanie spójności podjętych działań i konsensusu w sprawie kroków na drodze usprawniania działalności instytucji,
• uzyskanie spójności pomiędzy osiąganymi wynika¬mi a działaniami wspierającymi (potencjałem),
• wzbudzenie zainteresowania pracowników i skłonienie do zaangażowania w proces usprawnień,
• upowszechnienie doświadczeń w zakresie dobrych praktyk i dzielenie się nimi wewnątrz i na zewnątrz instytucji,
• włączenie różnych inicjatyw dotyczących poprawy jakości w codzienną działalność instytucji,
• pomiar osiąganego wraz z upływem czasu postępu, drogą okresowej samooceny.

 

Jak metoda CAF będzie wdrażana?

Wdrożenie metody CAF w Urzędzie będzie przebiegać w oparciu o 10 kroków doskonalenia organizacji, podzielonych na trzy fazy:

 

FAZA I Początek drogi z metodą CAF	Krok 1: Organizacja i planowanie procesu samooceny Krok 2: Upowszechnienie informacji o procesie samooceny
FAZA II Proces samooceny	Krok 3: Utworzenie jednej lub więcej grup samooceny Krok 4: Organizacja szkoleń Krok 5: Przeprowadzenie samooceny Krok 6: Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny
FAZA III Plan usprawnień / ustalenie priorytetów	Krok 7: Sporządzenie projektu planu doskonalenia Krok 8: Upowszechnienie informacji o planie doskonalenia Krok 9: Realizacja planu doskonalenia Krok 10: Planowanie następnej samooceny CAF

 

Urząd otrzyma wsparcie ze strony MSWiA do Kroku 6 tj. sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny. W ramach projektu przeprowadzone zostanie 1-dniowe doradztwo grupowe dla przedstawicieli Urzędu, będące wstępem do wyboru priorytetów usprawnień zarządczych (wprowadzenie do Kroku 7). Projekty, jakie powstają po zakończeniu procesu samooceny, będą wynikiem wiarygodnej listy słabych stron Urzędu, z których wiele może zostać wyeliminowanych dzięki działaniom doskonalącym – w wielu przypadkach bez ponoszenia istotnych kosztów lub wręcz bezkosztowo.
 

Gdzie mogę uzyskać więcej informacji na temat projektu wdrożenia metody CAF?

Na mocy Zarządzenia nr 11/10 Wójta Gminy w Orońsku z dnia 24 lutego 2010 r. powołano tzw. Koordynatora CAF, odpowiadającego za kierowanie projektem wdrożenia metody CAF w Urzędzie. Funkcję Koordynatora CAF pełni Pani Alicja Figarska. Koordynator CAF, na wszystkich etapach projektu, udzielać będzie zainteresowanym osobom informacji na temat zrealizowanych w projekcie działań oraz osiągniętych rezultatów.

 

Bieżące informacje na temat projektu wdrożenia metody CAF będą przekazywane w szczególności: Kierownictwu Urzędu, Członkom Grupy Samooceny, Pracownikom Urzędu, Klientom (obywatelom), Mieszkańcom Gminy, Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz F5 Konsulting Sp. z o.o.

Bieżące informacje o istocie, celach, metodach i skutkach wdrożenia metody CAF w Urzędzie będą przekazywane Pracownikom Urzędu za pośrednictwem:

• poczty email;
• strony internetowej Urzędu (www.oronsko.pl);
• serwera Urzędu w katalogu o nazwie „CAF w UG w Orońsku”;
• bezpośrednich spotkań z Koordynatorem CAF i Wójtem Gminy;
• mediów lokalnych.